Prosedur Klaim Kebakaran

TUJUAN a. Memberikan panduan cara penanganan dan penyelesaian klaim kebakaran sehingga� setiap proses dapat dilaksanakan dengan baik, akurat dan tepat waktu. b. Memudahkan pelaksanaan dan kontrol prosedur kerja. RUANG LINGKUP: a. Klaim kebakaran mencakup: Klaim kerusakan sebagian (Partial Loss) Klaim Kerugian Total (Total Loss) Klaim Business Interruption (BI) b. Panduan dan prosedur ini berlaku untuk klaim asuransi kebakaran yang diajukan melalui kantor pusat. DEFINISI a. Manajemen: Managemen terdiri dari para Direksi PT. Asuransi Reliance Indonesia. b. Preliminary Loss Advice: Laporan Kerugian Sementara, ditujukan kepada pihak Reasuradur c. Definite Loss Advice: Laporan Kerugian Akhir/Pasti, ditujukan kepada pihak Reasuradur d. Cash Loss Payment: Ketentuan dalam perjanjian (Treaty), bahwa bila nilai� kerugian melebihi nilai tertentu, perusahaan dapat meminta� pembayaran kerugian dari pihak Reasuradur didahulukan. KEBIJAKAN Wewenang Persetujuan Klaim Wewenang untuk menandatangani dan menyetujui klaim kendaraan bermotor diatur sbb: a. Klaim sampai Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta) untuk simple case dan Non Ex-Gratia diperlukan verifikasi dari Supervisor untuk mendapat persetujuan dari Assistant� Manager dan GM. Technical b. Klaim dari Rp. 200.000.000,- s/d Rp. 1.000.000.000,- diperlukan verifikasi dari�� Assistant� Manager untuk mendapat persetujuan dari GM. Technical c. Di luar butir a & b di atas, diperlukan verifikasi dari Assistant Manager dan GM Technical untuk selanjutnya mendapat persetujuan dari Manajemen, dengan ketentuan minimal dua tanda tangan dari Manajemen. PELAPORAN 5.1 Tertanggung, sesudah mengetahui atau pada waktu ia dianggap seharusnya sudah mengetahui adanya kerugian atau kerusakan atas harta benda dan atau kepentingan yang dipertanggungkan dalam polis ini, wajib: a. Segera memberitahukan hal itu kepada Penanggung. b. Dalam waktu 7 (tujuh) hari kelender setelah ayat 5.1. di atas, memberikan keterangan tertulis yang memuat hal ikhwal yang diketahuinya tentang kerugian atau kerusakan tersebut. Keterangan tertulis itu harus menguraikan tentang segala���� sesuatu yang terbakar, musnah, hilang, rusak dan terselamatkan serta mengenai penyebab kerugian atau kerusakan yang terjadi 5.2 Paling lambat 12 (dua belas) bulan sejak terjadinya kerugian dan atau kerusakan, mengajukan tuntutan ganti rugi kepada Penanggung tentang besarnya jumlah kerugian yang diderita. SURVEY KLAIM a. Selambat � lambatnya dalam waktu 2 (dua) hari kerja sejak laporan per lisan/tulisan dari Tertanggung segera harus dilakukan survey ke lokasi kerugian, kecuali ada masalah pembayaran premi atau validasi polis yang mengalami kerugian. Pelaksaan survey �on the spot� adalah cara yang terbaik untuk memperoleh data yang akurat. Dalam prakteknya walaupun sudah dikatakan �on the spot� kenyataannya masih ada ada di antara cabang yang terlambat dalam melaksanakan survey klaim, sehingga proses penyelesaian klaim menemui banyak hambatan, baik karena data/informasi yang kurang bahkan tidak ada data sama sekali. b. Tugas survey dalam gambaran sepintas lalu mungkin� merupakan tugas yang mudah, namun pada kenyataannya tidak selalu demikian, hasil survey merupakan titik awal dimulainya analisa sejauh mana kerugian Tertanggung menjadi tanggung jawab Penanggung dalam suatu kerugian (Policy Liablity). c. Untuk menangani survey klaim, akan dibuatkan blanko laporan survey sebagai pedoman pusat/cabang dalam melaksakan survey sesuai kondisi dan situasi (baik faktor umum maupun khusus). d. Yang harus dilengkapi pada saat survey adalah: Foto bangunan atau barang yang mengalami kerugian Foto lokasi kejadian Estimasi kerugian Laporan survey secara lengkap termasuk rekomendasi surveyor untuk penunjukan adjuster (bila perlu) DAFTAR DOKUMEN Daftar dokumen yang harus dilengkapi oleh Tertanggung (kerusakan Partial/Total) Dibuatnya daftar dokumen klaim kebakaran adalah dengan tujuan agar: a. Permintaan dokumen klaim kepada Tertanggung dapat dilakukan sekaligus dan tidak berulang � ulang yang nantinya terkesan tidak profesional ataupun mengulur waktu. b. Apabila dokumen tersebut sudah diterima seluruhnya diharapkan cabang segera memproses penyelesainnya, sesuai limit autorisasi (khusus Cabang Medan). Dengan data tersebut, cabang diharuskan mempelajari dan menghitung ganti rugi yang harus dibayarkan sesuai ketentuan dan dapat dipertanggungjawabkan perhitungannya ke kantor pusat dan nantinya kantor pusat tidak mendapat kesulitan mempertanggung-jawabkan ke co-member ataupun ke reasuradur. ANALISA KLAIM Dalam proses suatu klaim, pertama�tama harus menyadari bahwa pada umumnya Tertanggung akan mengajukan klaim yang lebih tinggi dari kerugian yang sebenarnya. Secara prinsip Tertanggung hanya berhak menerima ganti rugi maksimum sebesar harga pertanggungan dalam polis. Tujuan Umum: a. Memastikan penyebab kerugian untuk menentukan jaminan polis. b. Perkiraan harga sebenarnya dari obyek yang mengalami kerugian sesaat sebelum kerugian untuk menentukan kemungkinan penutupan di bawah harga (Under Insured). c. Diteliti apakah obyek tersebut juga dipertanggungkan di asuransi lain (double Insured). d. Diteliti kemungkinan ada atau tidaknya nilai dari sisa kerugian/kebakaran (salvage). Bangunan: Normalnya penggantian untuk harga bangunan adalah biaya perbaikan atau pembangunan kembali ke kondisi semula sesaat sebelum kerugian. Langkah � langkah yang diperlukan adalah : a. Menentukan kerusakan maksimal dan cara yang paling tepat untuk pemulihan apakah dengan renovasi atau membangun kembali, sehingga dapat dibandingkan taksiran pemborong yang diajukan Tertanggung. b.Memperhatian kemungkinan pengembangan atau penambahan dari kondisi awal sebelumnya sehingga tidak sesuai dengan apa yang diperjanjikan di dalam polis. Hal ini seperti perluasan bangunan lebh besar dari semula atau material bangunan menjadi lebih baik. c. Memperhatikan kemungkinan pekerjaan pemeliharaan yang tidak ada kaitannnya dengan kerusakan bangunan dan harus dikeluarkan dari perhitungan ganti rugi. Sering pemborong memberikan gagasan tambahan pekerjaan di luar kerusakan bangunan atau ide Tertanggung sendiri. d. Setiap perbaikan/pembangunan kembali bangunan yang rusak menjadi lebih baik atau baru, Tertanggung harus diikutsertakan dalam kontribusi ganti rugi. Mesin: Normalnya untuk menghitung ganti rugi atas mesin adalah: a. Biaya perbaikan ke kondisi semula sesaat sebelum kerugian/kejadian b. Biaya penggantian dengan mesin bekas untuk usian sejenis, kapasitas & kondisi semula untuk melaksanakan hal yang demikian tidak mudah dan terpaksa diperhitungkan dengan harga mesin baru dengan harus memperhitungkan penyusutan/depresiasi . Pengurangan ini harus dilakukan karena mesin asli sudah tidak dibuat lagi dan penggantian harus dengan mesin yang lebih baik atau penggantian dengan mesin yang sama tetapi harus dengan new for old dan depresiasi harus diperhitungkan. Stok: Dasar harga untuk ganti rugi atas stok adalah harga sesuai faktur yang dibayarkan oleh Tertanggung dan bukan harga jual yang sudah termasuk keuntungan (laba). Diskon yang diterima Tertanggung untuk pembelian stok dari produsen harus dikurangi dalam ganti rugi. Untuk stok yang sudah tua (usang) atau ketinggalan mode, dalam perhitungan ganti rugi harus diterapkan �slow moving atau obsolescent�. a. Retailler Stock (Stok Pengecer) Ganti rugi biasanya didasarkan atas wholesale price yang dibayarkan oleh Tertanggung, bukan Selling Price, karena Selling Price sudah termasuk Profit. Begitu juga diskon yang didapat Tertanggung harus dikurangi karena Tertanggung mendapatkan diskon yang serupa ketika barang stok diganti dengan stok baru. Pengurangan juga harus dilakukan untuk stok, khususnya untuk stok yang old-fashioned. Dalam hal tertentu whole price pada saat penggantian lebih besar daripada yang dibayar oleh Tertanggung karena adanya factor inflasi. b. Manufacture Stock (Persediaan Manufaktur) Dalam hal barang yang sudah dibuat tetapi belum dijual pada saat terjadi kerugian/kebakaran, ganti ruginya didasarkan atas biaya produksi termasuk biaya bahan baku, overhead dab administrasi tetapi tidak� termasuk faktor profit. Apabila total biaya melebihi Market Value,maka market value adalah ganti rugi yang sebenarnya. Apabila barang yang masih dalam proses, terbakar , maka� dasar� pembayaran kerugiannya adalah harga bahan baku yang sudah terpakai ditambah biaya produksi� sampai saat terjadi kebakaran. Dalam hal barang yang terbakar adalah barang yang sudah terjual tetapi belum diserahkan, maka tanggung jawab (liability) Penanggung akan didasarkan atas Contract Price (Contract Price Clause). c. Farm Produce� (Hasil Pertanian) Untuk growing crops dasarnya adalah harga di pasar terdekat dikurangi biaya pemotongan dan penebangan dan transport. Untuk Corn in Stock (Rumput & Jerami) dasarnya adalah harga pasar di daerah pertanian. d. Lives Stock (Ternak)�� � Dasar pembayaran adalah harga pasar di tempat dan pada saat terjadinya kerugian. Klaim yang timbul biasanya adalah risiko petir, dan didukung oleh sertifikat dokter hewan tentang data luka atau kematian dan nilai ternak yang bersangkutan. PEMBAYARAN KLAIM Penanggung wajib menyelesaikan pembayaran ganti rugi dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak adanya kesepakatan tertulis antara Penanggung dan Tertanggung atau kepastian mengenai jumlah ganti rugi yang harus dibayar. (http://reliance-insurance.com/)